Kein Stichtag, an dem alles umschaltet
Die meisten gescheiterten Einführungen scheitern nicht an der Software, sondern am Big Bang: alles neu, an einem Montag, ohne Rückweg. Wir schneiden Bereich für Bereich um und lassen das Altsystem laufen, bis niemand es mehr aufruft.
- 3 – 9 Monate
- 4 – 8 Wochen
- ein Wochenende
- bis zuletzt
Sechs Phasen
Die Spalte rechts ist die wichtigere: Was ein Projekt wirklich kostet, ist die Zeit Ihrer Leute. Wer das vorher nicht sagt, verkauft Ihnen ein Problem für später.
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01
Aufnahme
2 – 4 Wochen
Wir laufen Ihre Prozesse ab, vom Angebot bis zur Buchhaltung, und sprechen mit den Leuten, die sie täglich ausführen — nicht nur mit der Geschäftsführung. Ergebnis ist der Auditbericht mit Migrationsplan.
Je Bereich ein bis zwei Stunden Gespräch.
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02
Aufbau
4 – 10 Wochen
Das System entsteht auf einer Testinstallation mit Ihren echten Stammdaten. Ihre Formulare, Ihre Nummernkreise, Ihre Bezeichnungen. Nichts geht produktiv, bevor Sie es gesehen haben.
Ein fester Ansprechpartner, erreichbar für Rückfragen.
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03
Parallelbetrieb
4 – 8 Wochen
Beide Systeme laufen gleichzeitig. Ein Bereich nach dem anderen wechselt, meistens beginnend beim Einkauf, zuletzt die Fakturierung. Wer das neue System noch nicht braucht, arbeitet weiter wie bisher.
Doppelerfassung in den umgestellten Bereichen, befristet.
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04
Schulung
begleitend
Geschult wird am eigenen System mit den eigenen Daten, nicht an einer Demo. In Gruppen nach Rolle: Büro, Lager, Montage, Geschäftsführung. Teil des Festpreises, kein Zusatzposten.
Halbe bis ganze Tage je Gruppe.
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05
Cutover
1 Wochenende
Die letzten Bestände und offenen Posten werden übernommen, das Altsystem geht in den Lesemodus. Es bleibt lesbar, solange Sie es brauchen — das ist Ihre Rückfahrkarte.
Erreichbarkeit am Cutover-Wochenende.
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06
Betrieb
laufend
Ab hier gilt die Betriebspauschale: Updates auf Staging getestet, Monitoring, Backups mit dokumentiertem Restore-Test, Ticket-Support mit zugesagter Reaktionszeit.
Tickets schreiben. Sonst nichts.
Die Rückfahrkarte bleibt gültig
In der Umstellungsphase laufen beide Systeme. Das kostet befristet Doppelerfassung in den umgestellten Bereichen — und es ist der Preis dafür, dass ein Fehler im neuen System kein Betriebsstillstand ist, sondern eine Rückfrage.
Das Altsystem wird nicht abgeschaltet, sondern lesend gestellt. Alte Vorgänge bleiben auffindbar, solange die Aufbewahrungsfristen laufen. Niemand muss vorher entscheiden, welche Daten er später noch braucht.
Meistens Einkauf zuerst, weil dort ein Fehler am wenigsten wehtut. Die Fakturierung wechselt zuletzt — sie ist der Bereich mit der geringsten Fehlertoleranz.
Vor jedem Cutover steht eine Liste, die erfüllt sein muss. Ist sie es nicht, wird verschoben. Ein Termin ist kein Grund, ein System produktiv zu setzen.
Stammdaten und offene Posten wandern mit, historische Bewegungsdaten in der Regel nicht. Was übernommen wird, entscheiden Sie im Audit — nicht wir beim Import.
Was auf unserer Seite liegt
- Prozessaufnahme, Konzept und Migrationsplan
- Einrichtung, Anpassung, Datenübernahme
- Testsystem, Schulungsunterlagen, Schulung selbst
- GoBD-Verfahrensdokumentation und Runbooks
- Betrieb, Updates, Backups und Support danach
Was ohne Sie nicht geht
- Einen Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis. Nicht die Person mit der meisten Zeit, sondern die mit dem besten Überblick.
- Zugang zu den Leuten, die die Arbeit machen. Prozesse stehen selten so im Handbuch, wie sie gelebt werden.
- Entscheidungen zu Ihren eigenen Abläufen. Manches lässt sich nicht abbilden, weil es widersprüchlich ist. Das aufzulösen ist Ihre Sache, nicht unsere.
- Zeit für Schulung. Halbe bis ganze Tage je Gruppe, in der Arbeitszeit. Abends geht das nicht.
- Geduld in den ersten vier Wochen nach Cutover. Da ist es unbequem. Danach nicht mehr.
Der erste Schritt ist klein
Das Prozess-Audit steht für sich. Es endet mit einem Migrationsplan, in dem Phasen, Aufwand und Risiken stehen — und mit dem Sie auch zu einem anderen Dienstleister gehen können.