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E-Rechnung · §14 UStG

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Das ist der Satz, der die meisten Betriebe kalt erwischt. Gefordert sind strukturierte XML-Daten nach EN 16931 — erzeugt, versendet, empfangen und unveränderbar archiviert. Hier steht, ab wann das für Sie gilt und woran es in der Praxis scheitert.

Rechtsgrundlage
§14 UStG
Pflicht ab
1.1.2027
Für alle ab
1.1.2028
Bußgeld
bis 5.000 €

Fahrplan

Vier Daten, Zeile für Zeile

Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres. Für die Pflicht ab 1.1.2027 zählt also das Jahr 2026 — das laufende Geschäftsjahr entscheidet, ob Sie ein Jahr früher dran sind.

  1. 1.1.2025 gilt

    Empfangspflicht

    Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer nach §19 UStG. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg.

  2. 31.12.2026

    Ende der Übergangsfrist

    Bis dahin sind Papier und PDF noch zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.

  3. 1.1.2027

    Ausstellungspflicht ab 800.000 €

    Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Bezugsjahr ist 2026 — das laufende Jahr entscheidet.

  4. 1.1.2028

    Ausstellungspflicht für alle

    Gilt für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz.

Häufigster Irrtum

Ein PDF ist keine E-Rechnung. Gefordert sind strukturierte Formate nach EN 16931 — XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.x im Profil EN 16931. Bei ZUGFeRD steckt das XML im PDF; ein gedrucktes Rechnungsbild allein genügt nicht.

Archivierung

Der XML-Teil muss unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden. Rechtlich verbindlich ist ausschließlich das XML, nicht die lesbare Ansicht. Eine PDF-Ablage im Dateiserver erfüllt das nicht.

Ausnahmen

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV), Fahrausweise, steuerfreie Umsätze nach §4 UStG und alles im Geschäft mit Privatkunden.

Was Sanktionen bedeuten: Bußgelder bis 5.000 € je Fall sind der eine Teil. Der teurere ist der Vorsteuerabzug — wer eine Rechnung erhält, die formal nicht zählt, riskiert ihn. Ihre Kunden werden deshalb anfangen, korrekte Formate einzufordern, lange bevor das Finanzamt fragt.

Peppol wird der Normalweg. Als Übertragungsweg setzt sich das Peppol-Netzwerk durch, E-Mail gilt zunehmend als Auslaufmodell. ERPNext bringt Peppol BIS Billing 3.0 über die EDocument-App mit — siehe ERP.

Selbsttest · 10 Fragen

Wo stehen Sie?

Zehn Fragen, zwei Minuten, keine Anmeldung. Die Auswertung passiert in Ihrem Browser — es wird nichts übertragen und nichts gespeichert.

  1. 01 Lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €? Entscheidet, ob die Ausstellungspflicht schon 2027 oder erst 2028 greift.
  2. 02 Womit erstellen Sie heute Ihre Ausgangsrechnungen? Eigenbauten und Office-Vorlagen sind der kritische Fall.
  3. 03 Kann Ihr System XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.x erzeugen? Gefordert ist ein strukturiertes Format nach EN 16931.
  4. 04 Verschicken Sie Rechnungen als PDF und halten das für eine E-Rechnung? Ein PDF ohne eingebettetes XML erfüllt die Pflicht nicht.
  5. 05 Wie archivieren Sie eingehende E-Rechnungen? Der XML-Teil muss unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
  6. 06 Gibt es einen definierten Empfangsweg für E-Rechnungen? Seit 1.1.2025 Pflicht. Ein zugeordnetes Postfach reicht, muss aber betreut sein.
  7. 07 Ist Ihr Steuerberater an Ihre Rechnungsdaten angebunden? Ohne Übergabeweg entsteht Doppelerfassung — und die kostet jeden Monat.
  8. 08 Existiert eine Verfahrensdokumentation nach GoBD? Bei einer Betriebsprüfung ist sie das Erste, wonach gefragt wird.
  9. 09 Wie viele Systeme sind an der Rechnungsstellung beteiligt? Jeder Medienbruch ist eine Stelle, an der die Pflicht scheitern kann.
  10. 10 Wer im Betrieb ist für das Thema zuständig? Ohne benannte Zuständigkeit passiert erfahrungsgemäß nichts.

Und dann?

Wenn Sie das Rechnungswesen ohnehin anfassen müssen

Die E-Rechnung lässt sich einzeln lösen. Ein Konverter davor, ein Archiv dahinter, fertig — und Sie haben ein achtes System, das mit den anderen sieben nicht spricht.

Der ehrlichere Weg: Wenn Angebot, Auftrag und Rechnung ohnehin angefasst werden, dann gleich so, dass die Zahlen danach an einer Stelle stehen. Das ist mehr Aufwand im ersten Jahr und weniger in jedem folgenden.

Erst prüfen, dann investieren

Im Prozess-Audit sehen wir uns Ihre Rechnungsstrecke im Detail an: Formate, Empfangsweg, Archiv, DATEV-Übergabe und Verfahrensdokumentation. Sie bekommen eine Liste mit Aufwand und Reihenfolge — auch wenn Sie danach woanders kaufen.

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