Klein genug, dass Sie eine Nummer haben. Groß genug, dass sie jemand abnimmt.
Vilora Systems ist der zweite Geschäftsbereich von Vilora Design. Dort geht es um Gestaltung, hier um Betrieb — dieselbe Firma, dieselbe Verantwortung, ein anderes Handwerk.
- Karlsbad / Karlsruhe
- 15 – 150 Mitarbeiter
- Aufnahme & Schulung
- Vilora
Hier fehlen noch Gesicht und Vorstellung
Bei einem kleinen Anbieter ist Vertrauen personengebunden, nicht firmengebunden. An dieser Stelle gehören ein Porträt und drei Absätze in der Ich-Form hin: Woher Sie kommen, was Sie vorher gemacht haben, warum Sie das hier tun. Diesen Teil kann Ihnen niemand schreiben — und ein generischer Text wäre schlechter als gar keiner.
„Und wenn Sie ausfallen?"
Berechtigte Frage. Wer sein ERP an einen kleinen Dienstleister gibt, tauscht ein Konzernrisiko gegen ein Personenrisiko. Das lässt sich nicht wegreden, nur absichern.
Die Antwort besteht aus vier Teilen — und sie muss vor dem ersten Angebot stehen, nicht im Verkaufsgespräch improvisiert werden.
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01
Alles dokumentiert
Runbooks und Infrastructure-as-Code im Git-Repository, auf das Sie Zugriff haben. Kein Wissen, das nur in einem Kopf existiert.
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02
Standard-Open-Source
Keine Eigenentwicklung als Kern. Wer ERPNext, Nextcloud oder Matrix kennt, kann Ihre Installation übernehmen — das sind weltweit nicht wenige.
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03
Eskalationsweg
Vereinbarung mit einem größeren Open-Source-Haus für den Notfall, damit im Ernstfall nicht erst gesucht werden muss.
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04
Zugangs-Escrow
Hinterlegte Zugänge, die Sie im definierten Fall selbst ziehen können — ohne uns und ohne Anwalt.
Wir sind der erste Kunde
Alles, was wir empfehlen, läuft zuerst bei uns — mit Backups, Monitoring, Updates und den Störungen, die dazugehören. Das ist keine Referenzliste, sondern die Voraussetzung dafür, dass wir wissen, wovon wir reden.
- Chat und Videokonferenz, inklusive abgeschottetem Kundenmandant
- Dateien, Freigaben, Groupware
- Mailserver mit eigenen Domains
- Git, Runbooks, Infrastructure-as-Code
- digitale Signatur für Verträge
- Ticketsystem für Support
- Rechnungsstellung, getrennte Mandanten
- Medienarchiv
Drei Regeln, an denen Sie uns messen können
Wir empfehlen nichts, was wir nicht selbst betreiben
Jedes System auf dieser Website läuft bei uns produktiv, mit echten Nutzern, echten Backups und echten Störungen um drei Uhr nachts. Was wir nicht selbst tragen, verkaufen wir auch nicht.
Wir sagen Grenzen vorher
Auf jeder Leistungsseite steht ein Abschnitt darüber, was nicht geht. Das kostet gelegentlich einen Auftrag und erspart beiden Seiten das teurere Gespräch ein Jahr später.
Wir bauen keine Abhängigkeit
Offene Formate, dokumentierte Systeme, Datenherausgabe jederzeit. Wenn Sie gehen wollen, sollen Sie gehen können — sonst wäre unser eigenes Verkaufsargument eine Lüge.
Wir arbeiten in Karlsbad · Karlsruhe · Pforzheim · Stuttgart. Nähe ist bei diesen Projekten kein Bonus, sondern Voraussetzung: Prozessaufnahme und Schulung finden vor Ort statt, und im Zweifel steht jemand am nächsten Tag in Ihrer Werkstatt.
Die Fragen, die Sie ohnehin stellen
Wir schreiben sie hierhin, damit Sie sie nicht im Termin herauskitzeln müssen.
Was, wenn Sie als Einzelperson ausfallen?
Jede Installation ist vollständig dokumentiert — Runbooks und Infrastructure-as-Code liegen in einem Git-Repository, auf das Sie Zugriff haben. Die Software ist Standard-Open-Source ohne Herstellerbindung. Für Notfälle bestehen Eskalationswege zu etablierten Open-Source-Häusern. Sie sind nie an eine Person und nie an einen Hersteller gebunden — genau das ist der Kern von Souveränität.
Eine Migration ist uns zu riskant.
Es gibt keinen Stichtag, an dem alles umschaltet. Wir fahren das alte und das neue System parallel, schneiden Bereich für Bereich um und halten die Rückfahrkarte offen, bis der letzte Prozess sauber läuft.
Unsere Fachverfahren laufen darauf nicht.
Das klären wir im Prozess-Audit — bevor Sie irgendetwas kaufen. Wenn ein Fachverfahren nicht abbildbar ist, steht das im Auditbericht, und Sie entscheiden mit dieser Information.
Ohne Teams geht bei uns nichts.
Matrix mit Element und Nextcloud Talk sind kein 1:1-Klon von Teams. Sie sind föderiert, Ende-zu-Ende-verschlüsselt und kosten keinen Preis pro Nutzer. Wir sagen Ihnen vorher, was anders ist, statt es hinterher zu erklären.
Die Mitarbeiter empfinden das als Rückschritt.
Das kommt vor und ist in Aarhus dokumentiert. Deshalb ist Schulung Teil des Festpreises und nicht ein Posten, den man wegverhandelt. Wir sagen vorher, was anders aussieht, statt hinterher zu erklären, warum es trotzdem gut ist.
Open Source hat doch keinen Support.
Bei Microsoft sind Sie Kunde Nummer 450 Millionen. Bei uns haben Sie eine Handynummer und eine vertraglich zugesagte Reaktionszeit. Support ist keine Eigenschaft der Lizenz, sondern des Vertrags.
Unser Steuerberater macht das nicht mit.
Er bleibt im Boot. Frappe HR und ERPNext liefern die abrechnungsrelevanten Daten strukturiert an DATEV. Gerechnet und gehaftet wird weiter in Ihrer Kanzlei. Was wegfällt, ist die Doppelerfassung.
Das ist zu teuer.
Rechnen Sie über fünf Jahre und nehmen Sie die Lizenzkosten pro Kopf mit hinein, die bei uns nicht anfallen. Das Audit liefert diesen Vergleich mit Ihren echten Zahlen. Kommt Förderung in Frage, begleiten wir Sie zum Gespräch mit der Hausbank.
Erst schauen, dann entscheiden
Das Prozess-Audit ist der erste Schritt: Wir nehmen Ihre Abläufe auf, prüfen die E-Rechnungs-Lage und rechnen den Fünf-Jahres-Vergleich mit Ihren Zahlen. Festpreis, angerechnet bei Beauftragung.